A DESBUROCRATIZAÇÃO PREVIDENCIÁRIA E TRABALHISTA

A partir do próximo ano, grande parte das empresas brasileiras irá deixar de apresentar inúmeras declarações ao governo federal, substituindo-as por um único sistema.

Desenvolvido conjuntamente pela Caixa Econômica Federal (CEF), pelo  Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social (MPS), pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) traz mudanças profundas na relação empresa – trabalhador - poder público.

A implementação desta nova ferramenta, apesar de críticas que têm recebido de alguns setores empresariais, objetiva viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das chamadas obrigações acessórias e melhorar a qualidade de informações sobre as relações de trabalho.

Neste ambiente exclusivamente digital, inicialmente as grandes empresas (regime de lucro real, com faturamento maior do que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, implantando a folha de pagamento digital, numa formatação uniforme.

Através do portal do eSocial deverão informar todos os eventos como cadastramento de trabalhadores, admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte e detalhes sobre o FGTS.

Em síntese, o governo federal almeja reduzir a burocracia para as empresas e, por outro lado, aumentar o controle e otimizar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Nove obrigações acessórias ou declarações mensais e/ou anuais apresentadas pelas empresas para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, o Manad, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial.

As informações ficarão armazenadas no ambiente nacional do eSocial, possibilitando que todos os órgãos envolvidos no projeto tenham acesso a elas.

Mas preocupa o fato de que, embora algumas empresas já tenham iniciado projetos de adequação às novas regras, integrando projetos pilotos, a maioria ainda não tomou quaisquer  providências neste sentido . De acordo com uma pesquisa da RFB, 70% das empresas não possuíam, no final de 2013, um projeto interno ou profissionais dedicados à adequação ao eSocial.

Portanto, urge que empresários, contadores e, inclusive, os novos especialistas em “compliance” que começam a ganhar espaço na hierarquia das empresas brasileiras, se organizem.

Devem logicamente revisar seus processos internos à luz da legislação vigente para garantir que não haja falhas e incorreções, incluindo estabelecimento de “workflows” com cronograma de informações sobre eventos como admissões, rescisões, avisos de férias, recebimento de notas etc.

E, como os prazos são inexoráveis, numa mudança cultural sem precedentes, devem instrumentalizar os diversos setores envolvidos no sentido de que processos de RH sejam o mais automatizados possível.

Como estarão envolvidos setores administrativos, de recursos humanos, financeiro, contábil  e jurídico, entre outros, numa evidente tranversalidade dentro da organização em razão deste novo sistema, a empresa deverá adotar uma nova postura de integração e interação, sob pena de sofrer percalços na implementação do novo sistema.